Wissensmanagement

Es bezieht sich auf das Generieren, Erheben, Teilen, Nutzen, Ordnen, Speichern und Pflegen von Wissen in Organisationen, auch branchenübergreifend.

Wie ITIL 4 beschreibt, “stellt Wissensmanagement sicher, dass Stakeholder relevante Informationen auf der richtigen Ebene und zum richtigen Zeitpunkt erhalten, in Übereinstimmung mit ihrer Zugriffsebene und anderen relevanten Richtlinien.”

“Eine systematische Methode muss verwendet werden, um Wissen zu erwerben sowie unstrukturiertes Wissen zu entwickeln, zu erfassen und zu sammeln, unabhängig davon, ob es sich um formales und dokumentiertes oder informelles und stillschweigendes Wissen handelt.”

Eine Wissensbasis ist eine Datenbank mit Informationen, auf die zugegriffen und die aktualisiert werden kann. Sie ist die Grundlage für alles, was mit Lernen zu tun hat, wie z. B. Anleitungen zu verschiedenen Themen, einschließlich IT. Es handelt sich um Bibliotheken zur Selbstbedienung, die FAQs (häufig gestellte Fragen), Anleitungen zur Fehlerbehebung usw. enthalten, so dass es einfach wird, mehr über die Organisation und ihre Dienstleistungen oder andere Informationen zu erfahren, die man wissen muss.

Wissensmanagement ist ein umfangreiches Werkzeug, auf das wir alle angewiesen sind. Informationen im Internet sind miteinander verbunden und können genutzt werden, um umfassendes Wissen über jedes Thema zu vermitteln. Für die IT kann Wissensmanagement überwältigend sein; die Belohnungen machen es jedoch lohnenswert.

Vorteile von Wissensmanagement

Wissensmanagement wird immer wichtiger, da die Dienstleistungen immer komplexer werden. IT-Teams müssen mit der großen Bandbreite an Technologien und Verfahren Schritt halten, die erforderlich sind, um Kunden effektiv zu helfen. Durch effektives Wissensmanagement wird das Wissen der Mitarbeiter im gesamten Unternehmen effektiv genutzt und weitergegeben. Selbst wenn jemand das Unternehmen verlässt, krank wird oder in den Urlaub geht, gehen keine Informationen verloren.

  • Aus einer größeren Perspektive betrachtet, hilft Wissensmanagement Ihnen, Werte zu schaffen, Innovationen zu fördern und Ziele zu erreichen. 
  • Unter Wertschöpfung versteht man die Bereitstellung der richtigen Informationen an die richtigen Personen zur richtigen Zeit. 
  • Durch die Förderung von Innovation kann das geteilte Wissen zu Brainstorming inspirieren und bei der Zusammenarbeit helfen. 
  • Während es Teams ermöglicht, Ziele zu setzen und diese zu erreichen. 

Unabhängig von der Größe des Unternehmens stellt das Wissensmanagement denjenigen, die Ihre Produkte und Dienstleistungen entwickeln und bereitstellen, Inhalte zur Verfügung. Dies ist an sich schon ein Vorteil, aber es trägt auch dazu bei, die Entwicklungszyklen für neue Initiativen zu verkürzen, die Konnektivität zwischen internen und externen Mitarbeitern zu erhöhen, ein effektiveres Management von Geschäftsumgebungen zu ermöglichen und das intellektuelle Kapital und Vermögen Ihrer Belegschaft zu nutzen.

Verschiedene Arten von Wissen 

Diese Definition klingt kompliziert, also lassen Sie uns einen Schritt zurücktreten und verstehen, dass Wissensmanagement ein ständiger Prozess ist, bei dem stillschweigendes oder implizites Wissen genommen und eine explizite Version davon erstellt wird.

Stillschweigendes Wissen – Etwas stillschweigend zu wissen, beruht auf persönlicher Erfahrung, Kontext oder Praxis. Da stillschweigendes Wissen verwurzelt ist und auf Erfahrungen und Intuition basiert, ist es schwer mit anderen zu teilen. Daher wird es als bedeutender Wettbewerbsvorteil angesehen.

Explizites Wissen – Wissen, das kodifiziert wurde oder leicht zugänglich ist, wird als explizites Wissen bezeichnet. Da es unkompliziert ist, lässt sich explizites Wissen viel einfacher in einem Wissensmanagementsystem nutzen. Die Herausforderung besteht darin, dieses Wissen zu pflegen (zu überprüfen und zu aktualisieren).

Implizites Wissen – Das Wissen selbst wird normalerweise nicht explizit geteilt. Stattdessen lebt es oft in der Art und Weise, wie eine Organisation arbeitet. Implizites Wissen existiert normalerweise in Form von Routinen, Richtlinien oder der Organisationskultur. Es kann auch in Form von formalisierten Informationen, wie Handbüchern oder schriftlichen Richtlinien, vorliegen.

Wenn Sie die drei Arten von Wissen verstehen, können Sie besser planen, wie Ihr Unternehmen mit dem Wissen umgeht. Wenn es richtig gemacht wird, kann es helfen, Innovationen zu fördern, Werte zu schaffen und Ziele leicht erreichbar zu machen.

Was sind Best Practices für das Wissensmanagement?

IT-Organisationen sind in hohem Maße auf Wissen angewiesen; daher kann ein offener Wissensaustausch Ihrem Team helfen, zusammenzuarbeiten, Informationen auszutauschen und bessere, schnellere Entscheidungen zu treffen. Offenes Teilen von Wissen macht Informationen mächtiger, so dass sie nicht mehr einzelnen Personen gehören, sondern der Gemeinschaft. Im Folgenden finden Sie die besten Praktiken, die wir bei computerbutler fördern,

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Organisieren Sie das Wissen Ihres Teams in einem System

Das Wissen Ihres Teams lebt an vielen verschiedenen Orten, in mehreren E-Mail-Konten, in Ticketing-Systemen und in den Köpfen der einzelnen Teammitglieder. Die Wahl des richtigen Systems ist wichtig, aber dies ist nur ein Schritt in Ihrer gesamten Wissensmanagement-Strategie.

Geteilte und offene Informationen verbessern die Transparenz.

Das Teilen von Wissen sollte für Ihr Unternehmen einfach sein. Investieren Sie in eine Technologie, die Informationen vereinheitlicht und verbindet, anstatt Dokumente in E-Mails und Ordnern isoliert zu halten und hinter Berechtigungseinstellungen zu verschließen. Das ist der Schlüssel dazu, dass ein Team produktiv zusammenarbeiten kann, während es gleichzeitig Fachwissen aufbaut.

Arbeit sichtbar und zugänglich machen

Das Erstellen eines Projektposters kann der beste Weg sein, um Ihre Ziele und Fortschritte mit jedem im Team zu teilen. Erstellen Sie gemeinschaftliche Poster, die lebendige und zugängliche Dokumente sind. Diese helfen Ihnen, Ihren Problemraum zu erkunden, den Umfang der zu erledigenden Arbeit zu definieren und Feedback von den Beteiligten zu erhalten.

Kurze Dokumente

Die Weitergabe eines umfassenden Dokuments hilft den Mitarbeitern nicht immer beim Verstehen. Stattdessen ist ein praktischerer Weg, Ihrem Team das Verständnis zu vermitteln, die Erstellung von kurzen, auf den Punkt gebrachten Dokumenten, die einfach zu konsumieren sind und zeitnah veröffentlicht werden. 

Kultur des Teilens von Wissen

Ein Belohnungsprogramm, das die Teilnahme und den Beitrag der Mitarbeiter fördert, ist ein ausgezeichneter Weg. Ihr Führungsteam kann den Ton für diese Art von Arbeitsplatzkultur vorgeben, indem es andere regelmäßig über organisatorische Änderungen oder andere wichtige Informationen über das Tool oder die Software informiert, die die Teams zur Nutzung anregen.

Wie baut man eine erfolgreiche Wissensmanagement-Strategie auf?

Das Management von Wissen ist eine fortlaufende Aufgabe. Selbst nachdem Sie ein System implementiert haben, muss es einen ständigen Kreislauf geben, um neue Inhalte zu generieren, veraltetes Material zu löschen und neues Wissen zu entdecken.

Im Folgenden finden Sie die entscheidenden Aspekte beim Aufbau einer Wissensmanagement-Strategie.

  1. Entwickeln Sie Ziele durch Analyse Ihrer Geschäftssituation
    Um das Wissensmanagement-System an den Zielen Ihres Unternehmens auszurichten, müssen Sie eine interne Analyse Ihres Unternehmens durchführen.
  2. Vorbereiten der Kultur
    Die Implementierung von Wissensmanagement erfordert eine Kultur innerhalb der Organisation.
  3. Schaffung eines Management-Teams
    Jemanden zu haben, der die Verantwortung trägt, ist ein entscheidender Teil der Implementierung jedes neuen Prozesses. Manchmal vergessen Organisationen dies.
  4. Durchführen eines Wissensaudits
    Sie müssen zunächst herausfinden, welches Wissen vorhanden ist und was fehlt. Gleichzeitig müssen Sie damit beginnen, sich die Art von Veränderung vorzustellen, die Sie sehen wollen. Beobachtung, Interviews und Fragebögen helfen dabei, stillschweigendes Wissen zu entdecken.
  5. Ermitteln und priorisieren Sie den Technologiebedarf
    Für die Einführung von Wissensmanagement gibt es technologische Anforderungen. Es ist wichtig, die Kosten einzuplanen, um später Ausgaben zu tätigen.
  6. Finden Sie die wichtigsten Eigenschaften und Merkmale heraus
    Erstellen Sie eine Liste, um herauszufinden, wie das Wissenssystem aussehen soll, und überprüfen Sie dann alles intern, um sicherzustellen, dass alle Teile zusammenpassen. Um erfolgreiche Ergebnisse und zufriedene Stakeholder zu haben, lesen Sie weiter. 
  7. Zusammenstellen aller Informationen 
    Ein Lösungsanbieter wie computerbutler kann Ihnen helfen, das gesamte Wissen in einem einzigen Repository zusammenzufassen, das einfach zu bedienen und leicht zugänglich ist. Diese Wissensbasis ermöglicht es Ihrer gesamten Organisation zu lernen, Ihre Kunden zu bedienen und macht alles viel einfacher für alle Beteiligten.
  8. Verbessern des Systems 
    Nachdem Sie Ihr Wissensmanagement eingeführt haben, nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Fortschritte zu überprüfen. Stellen Sie fest, was funktioniert, passen Sie es entsprechend an und aktualisieren Sie es ständig. 
    Dies erfordert kontinuierliche Verbesserung und ständige Bemühungen.

Wie wählt man ein Wissensmanagementsystem aus?

Um ein System auszuwählen, das zu den Bedürfnissen Ihrer Organisation passt, ist es notwendig, die folgenden Fragen zu überprüfen. 

  • Werden darin Zusammenarbeit und Kommunikation gefördert?
  • Können Inhalte beschriftet, geteilt und organisiert werden?
  • Ist es möglich, es anzupassen und um weitere Funktionen zu erweitern?
  • Verfügt es über die Flexibilität, sich an Änderungen anzupassen?
  • Wie gut bewältigt es die Migration?
  • Wie verhält es sich, wenn eine Organisation wächst?
  • Wird es Ihr System sicher halten?
  • Ermöglicht es Messungen?
  • Ist es einfach zu navigieren?
  • Wie leistungsfähig ist die Suchmaschine?
  • Ist es möglich, Informationen nach Projekten, Themen, etc. zu segmentieren?
  • Ist es mit Ihrer bestehenden Software kompatibel?
  • Ist es möglich, flexible Berechtigungen zu haben?
  • Kann ein Benutzer liken und kommentieren?

Stellen Sie sicher, dass Ihr Wissensmanagementsystem sowohl funktional als auch bedarfsorientiert ist und Aspekte wie die Generierung von Ideen und Innovationen, die Förderung einer Wissens- und Gemeinschaftskultur, die Unterstützung von Lernen und Fachwissen sowie die Förderung von Feedback anspricht.

Fazit 

Wissensmanagement ist ein wichtiger Aspekt des Geschäftslebens und sollte von allen Organisationen genutzt werden. Wissen kann bei der Effizienz am Arbeitsplatz helfen, da es frustrierend sein kann, wenn jemand ein Problem nicht lösen kann. Außerdem ist es für Wachstum und Erfolg in jedem Unternehmen unerlässlich, denn es gibt so viele Ebenen, auf denen Wissen sinnvoll ist. IT-Abteilungen, die Probleme beheben können, oder Mitarbeiter der Personalabteilung, die Zugang zu detaillierteren Daten über potenzielle Bewerber benötigen, oder Marketingexperten, die sich mit den Strategien der Konkurrenz befassen; diese Art von Dingen macht jede Abteilung besser, weil jeder wertvolles Wissen hat, das es wert ist, geteilt zu werden. 

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Kundenmeinung

Christiane Rudelsberger

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