ITAM ist der Prozess, der sicherstellt, dass die Vermögenswerte einer Organisation erfasst, rechtzeitig eingesetzt, bei Bedarf gewartet und entsorgt werden. Das bedeutet, dass alle wertvollen Gegenstände in einer Organisation nachverfolgt und richtig genutzt werden.

Was ist ein IT-Asset?

IT-Assets sind definiert als jede Hardware oder Software, die für die Organisation wertvoll sein kann. Dazu gehören Computer, Softwarelizenzen, Server usw., die Organisationen dabei helfen, wertvolle Dienstleistungen aufzubauen, zu unterstützen und zu verkaufen.

Der Lebenszyklus von IT-Assets ist ein Prozess mit vielen wichtigen Phasen. Um den Wert dieser Assets zu maximieren, müssen Organisationen für jede Phase planen und verstehen, wie sie sich auf die Kosten auswirkt. Werden sie nicht angemessen verwaltet, wird es schwierig sein, Wege zu finden, um auf dem Markt voranzukommen und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Der Lebenszyklus von IT-Assets setzt sich aus fünf Phasen zusammen:

• Planning
• Beschaffung
• Bereitstellung
• Implementierung (Installation)
• Wartung und Stilllegung.

Jedes Unternehmen hat seine eigene Definition für diese Phasen, abhängig von seinen Bedürfnissen – auch wenn die meisten Unternehmen anerkennen, dass der Prozess an allen Punkten dieses Zyklus angewendet werden sollte.
Moderne IT-Mitarbeiter stehen vor der ständigen Herausforderung, die ständig wachsende Anzahl von Unternehmensressourcen zu verwalten. Um den Kundenanforderungen gerecht zu werden, benötigen sie einen flexiblen Asset-Management-Prozess, der sich an veränderte Variablen anpassen kann, um die Tools über Marktplätze und Apps anzupassen. Diese neue Herausforderung stellt eine Chance dar, bei der IT-Teams agiler werden müssen, um die Innovation im gesamten Unternehmen nicht zu bremsen.

Das Asset Management wird zu einem immer wichtigeren Teil der Gesamtstrategie eines Unternehmens. Unterschiedliche Teams arbeiten mit Tools, die ihre Bedürfnisse am besten erfüllen und genaue Informationen liefern, um Risiken und Kosten zu reduzieren. Mit einem Asset-Management-Prozess können Organisationen wichtige Entscheidungen in Bezug auf Budgets, Lebenszyklusmanagement und Asset-Optimierung aus einer einzigen Quelle der Wahrheit treffen.

Asset Management ist für Organisationen außerhalb der IT-Abteilungen unentbehrlich geworden, da neben der IT auch andere Teams beginnen, Service Management zu übernehmen. Durch ComputerButler haben wir Organisationen dazu gebracht, Asset-Management-Software zu nutzen, um alles zu verwalten – von Flotten über Fische und Versicherungen bis hin zu Musikinstrumenten.

Die Bedeutung eines IT-Asset-Managements

Verwaltung von Assets an einem Ort

Das Problem ist, dass viele Einzelpersonen die meisten Assets an vielen Orten verfolgen, anstatt dass eine einzige Person oder ein Tool die Assets besitzt und die Informationen kombiniert und zentralisiert. Mit einer solchen Ungenauigkeit wird es unmöglich, fundierte Entscheidungen zu treffen. Tatsächlich gibt es in einigen Unternehmen Mitarbeiter, die den Überblick über die IT-Assets behalten sollen. Diese Aufgabe ist für Computer zu bewältigen.
Asset Management ermöglicht es IT-Teams, dem Management und der gesamten Organisation, mehr Zeit für das Wesentliche zu verwenden, indem Assets organisiert, Abhängigkeiten gepflegt und Artefakte verwaltet werden. Dadurch können sich die Mitarbeiter auf das konzentrieren, was für das Geschäft am wichtigsten ist.

Bessere Nutzung und Verwaltung von Verschwendung

Asset Management ist eine großartige Möglichkeit, die Effizienz zu verbessern und Verschwendung in jeder Organisation zu vermeiden. Wenn das Asset Management auf dem neuesten Stand gehalten wird, können Teams Verschwendung vermeiden und die Auslastung verbessern. Durch die Vermeidung unnötiger Anschaffungen und die Senkung von Lizenz- und Supportkosten wird durch die verstärkte Kontrolle auch die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien durchgesetzt und gleichzeitig das Risiko für das gesamte Unternehmen reduziert.

Verbesserte Produktivität durch Zuverlässigkeit

Im digitalen Zeitalter werden Asset-Management-Prozesse und -Werkzeuge immer wichtiger, damit Teams neue Funktionen und Dienste schnell bereitstellen können, ohne die Zuverlässigkeit zu beeinträchtigen. So werden DevOps- und SRE-Prinzipien zu einem integralen Bestandteil der Betriebsabläufe von Unternehmen, und Asset Management geht weit über das Führen eines Überblicks hinaus. Mit ComputerButler können Sie die Kontrolle, die Sichtbarkeit und die Festlegung von Verantwortlichkeiten für Aufgaben verbessern. Teams können den Ressourcenverbrauch reduzieren, einschließlich der Kosten, die mit übermäßiger Bereitstellung und ungenutzten Instanzen verbunden sind, und letztlich unnötige Ausgaben vermeiden.

Unterstützen Sie die ITSM-Praktiken und befähigen Sie verschiedene Teams.

Durch die Unterstützung von ITIL-Prozessen wie Change-, Incident- und Problem-Management trägt das IT-Team entscheidend dazu bei, dass die Organisation innovativer wird und schneller Werte produziert. Sie versetzen die gesamte Organisation in die Lage, mehr Wert zu schaffen als je zuvor. Wenn Teams mit den richtigen Informationen ausgestattet sind, können sie schnell handeln und Veränderungen vorhersehen. Durch die Demokratisierung von Erkenntnissen gewinnt die Organisation einen Wettbewerbsvorteil und kann schneller Werte liefern. Die Verwaltung von IT-Daten muss für jedes Unternehmen, das mit dem Tempo der modernen Innovation Schritt halten will, strategisch sein.

Auswahl einer IT-Asset-Management-Software

Warum wird eine IT-Asset-Management-Software benötigt?

Es wird für Unternehmen immer wichtiger, ihre Anlagen zu verwalten. Ein Unternehmen wird nie wieder dasselbe sein, wenn es nicht in der Lage ist, den potenziellen Wert von Assets voll auszuschöpfen, indem es intelligente Entscheidungen über deren Instandhaltung während ihrer Lebensdauer trifft. Unabhängig von der Größe eines Unternehmens kann es immer von einer verbesserten Asset-Management-Software profitieren, die bei der Effizienz von Entscheidungsprozessen und der genauen Aufzeichnung von Inventarobjekten auf allen Ebenen innerhalb eines Unternehmens hilft.

Bedarf an Einsparungen

Um Kosten für Software, Infrastruktur und Plattformdienste zu sparen, müssen Unternehmen die Nutzung dieser Assets optimieren. Die Optimierung komplexer Lizenzen ist arbeitsintensiv und für große Unternehmen nicht skalierbar; der Einsatz eines Software Asset Management-Tools von ComputerButler kann diesen Prozess automatisieren und damit effektiver gestalten.

Verlassen Sie sich auf Tabellenkalkulationen

Tabellenkalkulationen sind veraltet, aber sie sind immer noch eine der beliebtesten Methoden für Unternehmen, um zu erfassen, was sie besitzen. Sie bleiben nie lange genau oder einflussreich. Es kann ein Multi-Millionen-Dollar-Unternehmen geben, das Tabellenkalkulationen verwendet, um Vermögenswerte zu verwalten und einen Vermögenswert aufzuzeichnen und zu verfolgen, für den es keine physischen Beweise gibt. Der einzige Weg nach vorne ist der Einsatz von Technologie und Asset-Management-Tools.

Mit dem Tempo der Veränderungen im Unternehmen mithalten

Um effizient zu sein, ist es unerlässlich, Aufzeichnungen mit einem sich schnell ändernden Management zu verfolgen und zu pflegen. Es kann neue Mitarbeiter geben, die neue Computersysteme, bessere Drucker oder neue Modelle von Monitoren benötigen, und all diese Assets müssen umfassend verwaltet werden.

Ein Problem der Schatten-IT

Egal, ob Sie eine kleine Organisation oder ein Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern sind, die Software kann dazu beitragen, die Zusammenarbeit zugänglicher und effizienter zu machen. Dadurch wird Ihr IT-Team in den Prozess eingebunden und sieht alle Assets in ihrem Netzwerk, die für interne Zwecke verwendet werden. Dies hilft ihnen, Risiken zu vermeiden und gleichzeitig die Kosten niedrig zu halten, indem nicht zu viele Geräte ungenutzt herumstehen.

Wo soll man anfangen, wenn man sich für eine IT-Asset-Management-Software entscheidet?

Es ist hilfreich, sich Gedanken darüber zu machen, wie die Implementierung eines neuen Asset-Management-Systems für Ihr Unternehmen aussehen wird, bevor Sie sich für eine Software entscheiden, die Ihre Anforderungen am besten erfüllt. Der erste Schritt bei der Erstellung eines Asset-Inventars besteht darin, zu verstehen, wo sich die Assets befinden und welche Kosten sie verursachen. Sobald das geschehen ist, können Sie die Lebenszyklen der Anlagen bewerten und realistische Budgets festlegen.

Vorteile von IT-Asset-Management-Software

Das fortschrittlichere IT-Asset-Management geht über diesen Schritt hinaus und automatisiert Routineaufgaben. Über ein Self-Service-Portal können Mitarbeiter Softwarelizenzen beantragen und per Knopfdruck genehmigen lassen. Dies nimmt den IT-Teams Zeit, um sich auf übergeordnete Aufgaben zu konzentrieren, die ihr Fachwissen erfordern.
Zum Asset Management gehört auch eine effektive Zusammenarbeit. Anstelle von Schattenkäufen erleichtert ein kollaboratives Tool den Mitarbeitern das Stellen von Anfragen und anderen Abteilungen wie der Beschaffung das Kommentieren und Genehmigen von Käufen. Noch besser ist die Integration von Asset-Management-Tools mit bereits verwendeten Anwendungen. Mitarbeiter können Assets aus der Ferne senden und gleichzeitig den Prozess der Asset-Aufnahme und die Sichtbarkeit des IT-Teams verbessern.

Wenn das IT-Team den Mitarbeitern schnell und effizient helfen kann, ist das eine bessere Arbeitsumgebung für alle. Und mit Service-Desks, die mit Asset-Management-Software verbunden sind, kann Ihr IT-Team kontextbezogene Antworten geben, die viel aufschlussreicher sind.

Zu verstehen, wie sich die IT-Umgebung verändern und weiterentwickeln wird, ist ein wesentlicher Schritt, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Tools haben, um mit diesen Veränderungen Schritt zu halten. Da Cloud-Umgebungen immer dynamischer werden, ist es notwendig, dass sich auch die Service-Management-Praktiken entsprechend anpassen. Die Wahl des richtigen Tools kann dabei helfen, diese Zusammenarbeit zwischen den Teams zu erleichtern, die auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten: die Aufrechterhaltung zuverlässiger Services für Unternehmen.
So unterschiedlich wie die Unternehmen sind, so unterschiedlich sind auch ihre Anforderungen. Daher ist es für IT-Fachleute, die mit der Implementierung von Asset-Management-Softwarelösungen betraut sind – unabhängig davon, ob es sich um Cloud-basierte Dienste oder On-Premise-Anwendungen handelt – von entscheidender Bedeutung, dass sie wissen, worauf sie sich einlassen, und dann die richtige Wahl treffen.

Conclusion

IT-Asset-Management ist ein entscheidender Dienst im Arbeitsablauf eines Unternehmens, da es hilft, Assets zu verfolgen und zu erfassen. Außerdem verbessert es die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter. Auf diese Weise können Organisationen ihre Ressourcen optimieren, um sie besser für zukünftige Projekte zu nutzen, die mit einem effektiven Prozess, der eingerichtet wurde, wahrscheinlicher erfolgreich sind. Wenn Sie möchten, dass Ihr Unternehmen seine Prozesse verbessert, ist ComputerButler Ihre Lösung.